Eventstrategi och planering

Innan din personal börjar mejla dig idéer om fantastiska platser, hotell de gärna vill uppleva, digitala studios de hört talas om och aktiviteter de varit med om, är det viktigt spika varför ni ska genomföra eventet. 

Vad är egentligen syftet? Och vilka målsättningar vill du sätta upp så att du kan mäta resultatet?

Forumlera syfte och mål först

Eventstrategi och eventplanering börjar alltid med att vi formulerar syftet med det önskade eventet. Under våra första möten tillsammans ställer vi ofta den näsvisa frågan ‘varför’ ett flertal gånger. För ju mer vi går på djupet med vad ni vill uppnå, desto tydligare och mer effektivt blir budskapet. Ibland händer det att oväntad information kommer till ytan under de inledande samtalen, då kan vi adressera fler viktiga utmaningar samtidigt och uppnå ett ännu bättre slutresultat.

Det är alltid en god idé att bjuda in oss i ett tidigt skede. För när era internmöten börjar röra VAD ni ska göra under eventet och HUR, innan det finns svar på VARFÖR, är det dags att trycka på paus. Börja alltid i rätt ände, så undviker du kostsamt extraarbete. Även för oss. Vi finns till för att hjälpa och guida er genom hela processen.

Vi behöver förstå behov och utmaningar

Våra första möten tillsammans handlar om att lära känna varandra så att vi förstår era utmaningar och behov i detalj. Vi skaffar oss en bild av de problem som vi ska lösa och sätter därefter upp kommunikationsmål för eventet. 

Är det något vi har lärt oss under alla år så är det att varje event är unikt och har sina egna förutsättningar. Det finns inget som heter copy-paste i professionella event.

Projektgruppen tar fram ett kreativt koncept

När vi har en eventstrategi samlas vår projekt grupp för att ta fram ett kreativt koncept. Detta innehåller alla de delar av ditt kommande event som var och en ska se till att vi uppnår syftet och når målsättningarna. 

Tänk alltid Före-Under-Efter

Investeringar i event är ofta betydande. Vi optimerar alltid våra event så att de inte enbart ger maximal effekt under själva eventdagen utan också före eventtillfället och efteråt.

Vi strävar alltid efter att deltagarna ska få en upplevelse som sträcker sig över så lång tid som möjligt. 

Eventplaneringen

Våra många år i branschen har gett oss ett omfattande kontaktnät. Vi har besökt de flesta konferenshotell i Sverige och vi kan hantera relationer med underleverantörer i Europa, USA och andra delar av världen.  

Med utgångspunkt i eventstrategin och det kreativa konceptet tar vi kontakt och sluter avtal med de underleverantörer som behövs för eventets genomförande; teknik, grafik, logistik, lokaler, studios, föreläsare och andra aktörer. 

Nu börjar ett intensivt arbete. Vi verifierar att det finns ledig kapacitet på utvalt datum. Vi skapar en projektplan. Vi tar fram ett detaljerat körschema som beskriver eventet minut-för-minut. Vi planerar eventlogistiken. Vi skapar en anmälningsfunktion för deltagarna. Vi administrerar olika önskemål under eventet och personliga behov. Och så vidare.

Du finns med oss hela vägen. Vi tar hand om detaljerna åt dig.