Digitalt koncernmöte för Växjö Energi

Koncerndagarna är ett årligt tillfälle där Växjö Energi brukar samla personalen för att diskutera aktuella frågor, sätta upp milstolpar och skapa positiv energi framåt. När mötesrestriktioner våren 2020 tvingade företaget att göra sin årliga konferens i digitalt format, var det många som överraskades av fördelarna med digitala möten.

UTMANING. Inför den årliga konferensen 2020 hade Växjö Energi planerat att höja ambitionen ytterligare. De huvudsakliga målen som varje år genomsyrar mötet – att förmedla aktuell information, staka ut vägen framåt och stärka det interna varumärket – fanns förstås kvar men nu ville man även rikta fokus på ökad samverkan mellan avdelningarna. Växjö Energis Koncerndagar pågår vanligtvis under två heldagar, men som digitalt event komprimerade vi mötet till en heldag med sammanlagt 4 timmar effektiv sändningstid.

LÖSNING. Vi byggde vår grundidé på live-sändning i TV-format à la morgon-tv. Innehållsarbetet följde beprövad dramaturgi för att fängsla deltagarna och hålla deras engagemang på topp. Vi trimmade också varje talares manus och höjde energin i presentationerna med olika typer av inslag, bl a filmer och interaktion med deltagarna. En moderator ledde sändningen som en programledare i TV, och höll intervjuer med varje talare.

Inför koncernmötet hade vi producerat ett antal filmer med målet att öka personalens kunskap om företagets samtliga arbetsområden. Under förberedelserna hade också samtliga deltagare fått ladda ner en app som användes för att ställa anonyma frågor, medverka i tävlingar och delge sin åsikt i olika omröstningar. Mellan konferenspassen höll hälsoprofilen Leila Söderholm en uppskattad pausgympa.

RESULTAT. Att göra en digital sändning engagerande och intressant kräver noggranna förberedelser. Vi råder alltid våra kunder att lägga krut på manus, innehåll och variation. Feedbacken efter det här digitala eventet visade att deltagarna upplevde ett “bra tempo” under hela dagen. De ansåg också att vi lyckats skapa “vi-känsla” och engagemang trots avsaknaden av fysisk gemenskap. Deltagarna tyckte dessutom att det var enklare än vanligt att framföra sina personliga åsikter, kommunikationen via appen skedde anonymt.

Eventet överträffade förväntningarna, inte minst möjligheten till interaktion och medverkan överraskade många deltagare. En annan stor fördel var att kunden efter eventet kunde återanvända och sprida valda delar av det bandade eventet i olika kanaler.